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Antes de comenzar, recordemos que este Libro Registro de Operaciones Económicas sustituye a las previas obligaciones que todo autónomo debía cumplir, es decir, sustituye a los libros de facturas emitidas, recibidas, de inversión, etc. (no a los libros de contabilidad a que estaban obligados aquellos que tenían que presentar sus cuentas en el Registro Mercantil) los cuales Hacienda solicitaba cuando creía conveniente.
La principal diferencia entre el Libro Registro y los libros anteriores es que el Modelo 140 hay que presentarlo sí o sí todos los años durante el mes de Febrero, sin embargo los libros anteriores no había que presentarlos a no ser que Hacienda nos los solicitase.
Ya hemos visto en otros artículos la densidad del Modelo 140 en «Nuevo Modelo 140 bizkaia, el libro que lo recoge todo» y lo que supone su presentación del año 2016 en «Modelo 140 Bizkaia para el 2016» con lo que vamos a detallar en este artículo para qué puede utilizarlo Hacienda.
Este Libro Registro de Operaciones Económicas es un Modelo informativo (de obligatoria presentación) que contiene todas y cada una de las operaciones realizadas durante el año, identificadas y detalladas individualmente, lo que implica que al enviar en Febrero este Modelo 140 con la información registrada, Hacienda tendrá acceso a todos los datos identificativos de nuestros clientes y proveedores así como de cada una de las operaciones de venta y destino de los gastos ocasionados durante el año. Con toda esta información os imaginaréis que resulta bastante sencillo realizar la comprobación de cualquier diferencia entre ésta y lo declarado en cada uno de los impuestos trimestrales.
Es importante cerciorarse que todo lo declarado en el Modelo 140 cuadre con lo declarado en los impuestos presentados durante el año.
Por ello es recomendable principalmente:
- Que coincidan trimestralmente la información de cada uno de los modelos de IVA con la información de las facturas de ingresos y gastos registrados en el Modelo 140, es decir, deberán coincidir principalmente los importes de los ingresos y gastos liquidados en cada periodo con el total registrado en el Libro Registro de Operaciones Económicas.
Por ejemplo: si en el primer trimestre del año se ha declarado un importe de IVA de las ventas de 840,00 € y el IVA de los gastos ha sido de 105,00 €, el total de la cuota de IVA declarada en este Modelo tendrá que coincidir con lo declarado en el periodo entre 01/01 y el 31/03 del Modelo 303 de IVA trimestral.
- Para el cálculo del pago a cuenta de IRPF declarado a través del Modelo 130 se necesitan los ingresos y gastos de la actividad, con lo que Hacienda también podrá comprobar si el cálculo es correcto según la información declarada en el Modelo 140. Ya que este impuesto es obligatorio y no se podrá declarar menos de lo que te corresponda. (Recuerda que para el pago a cuenta del IRPF si estás en tus 2 primeros años de actividad, se calcula con el 20% del beneficio obtenido durante el trimestre, mientras que si se trata de tu tercer año de actividad el cálculo se formula con los ingresos y gastos del penúltimo año anterior)
Por ejemplo: suponiendo que sea tu primer año de actividad y en el Modelo 130 del segundo trimestre has indicado que la cuota a ingresar es 0 €, pero en el Libro Registro de Operaciones Económicas has declarado unos ingresos de 4.000 € y unos gastos de 1.000 €, Hacienda puede comprobar que la cuota correcta a ingresar en concepto de pago a cuenta era de 540 € y no 0 € tal y como has declarado. Por ello podría incurrir en una inspección, con su consiguiente obligación a presentar una declaración complementaria con intereses y recargo por presentarla de forma incorrecta y fuera de plazo.
- Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es que coincidan los datos declarados en la sección de actividades económicas de tu Declaración de la Renta con lo registrado en el Libro Registro. En concreto el total de ingresos, el total de gastos y el total de cada una de las clasificaciones de los mismos. Ya que tanto en Renta como en el Modelo 140 hay que indicar a qué tipo pertenecen cada uno de los ingresos y gastos que se han producido a lo largo del año. En ingresos habrá que identificar si se tratan de «venta de productos», «ingresos financieros», etc. y en los gastos según la extensa posibilidad de clasificación de los mismos.
Por ejemplo: si en el apartado de reparaciones y conservación de la Renta se ha indicado un importe de 130,50 €, en el Modelo 140 la suma de todos los gastos registrados en esa categoría de «622 Reparación y conservación» tendrá que coincidir con el total que se va a declarar en Renta.
Por último, tenéis que tener en cuenta que existen gastos que por tu actividad concreta, no son deducibles al 100% en vuestra Declaración de la Renta, con lo que tendremos que especificar en el campo correspondiente del Modelo 140 el porcentaje afecto a la operación en concreto. Por ejemplo, cuando tienes una factura de combustible y el coche lo utilizas para el ámbito personal y profesional, sólo podrás aplicarte una deducción del 50% de la base imponible del mismo en IRPF. Ahora con el Modelo 140 podrán entrar en detalle de si realmente te has aplicado la deducción que te corresponde o si tendrás que devolver parte de lo deducido incorrectamente.
En resumen
Ahora Hacienda tiene control absoluto sobre todo lo sucedido durante el año. El Modelo 140 permite a Hacienda recabar tal completa información que les facilita enormemente la comprobación de forma detallada y minuciosa que la información que contienen las declaraciones presentadas durante el año coincide con lo correspondiente al total de facturas emitidas, recibidas, gastos, etc.
Como podrás observar se trata de un Libro que recoge minuciosamente cada una de las operaciones que se realizan durante el año, con lo que para evitar quebraderos de cabeza te invitamos a que pruebes nuestra herramienta de facturación online y nosotros te confeccionaremos y presentaremos este Modelo 140 y cada una de las declaraciones correspondientes a tu actividad económica.
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Fuente | Web del Departamento de Hacienda y Finanzas de Bizkaia
